4open
Handbuch

der Einstieg

Struktur

Eine Kundenverbindung wird als "User" in 4open angelegt. Ein User kann

sein. Jede der oben aufgeführten Bereiche ist auf einem eigenen Reiter zusammengefasst. Auf dem Reiter "Total" werden alle Kunden gelistet, egal welcher Bereich.

Jeder "User" loggt sich über die Emailadresse ein. Diese darf nur einmal in 4open vorkommen. Unter den Useren werden die

angehängt. So reicht es nicht einen "User" anzulegen. Es muss mindestens noch eine "Person" hinzugefügt werden, damit der Eintrag funktioniert. Aus diesem Grund wurde ein Assistent programmiert, der bei der Neuanlage durch die notwendigen Schritte leitet.

Kunden / Interessenten

Neuanlage

Hierfür steht ein Assistent zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf den Knopf "Neuanlage" im Startmenü.

Farben

Wie folgt werden die Kunden farbig dargestellt:

aktiv fremd Angebot Deckungsauftrag Antrag beendet, nicht bek. /vers. / zusta ., Altvertrag Farbe
>= 1 0 0 oder >= 1 egal grün
egal egal >= 1 egal egal gelb
egal >= 1 0 egal egal rot
0 0 0 egal >= 1 schwarz

Verträge

vertraege

Versicherungsverträge

Klicken Sie einen Kunden an und verzweigen dann auf den Reiter "Verträge". Wenn Sie einen Vertragsspiegel drucken möchten, ist das kleine "Drucker-Symbol" am rechten Rand in der Zeile "Übersicht Versicherungsverträge" zu beachten.

Hinter jedem Vertrag erscheint ein kleines Symbol mit den weiterführenden Links. Wenn Sie mit der Maus dieses Symbol nicht klicken, sondern darüber "schweben", wird ein Hilfetext angezeigt.

Sparten / Gesellschaften

Es wird ein Set, bestehend aus Sparten und Gesellschaften, geliefert. Damit die BaFin Listen aktuelle gehalten werden können, übernimmt Versdirekt die Pflege dieser Liste. Es stehen Listen für Deutschland und Österreich zur Verfügung.

Sollten sie Ihre eigene Liste verwalten wollen, geht das natürlich auch. Sprechen Sie uns an.

Neuanlage

Hierfür steht ein Assistent zur Verfügung. Rufen Sie einen Kunden auf und wechseln Sie auf den Reiter "Verträge". Klicken Sie sodann einfach auf den Button "Neuanlage".

Kapitalanlagen

Hier wird keine Liste mitgeliefert. Wenn Sie eine eigene Installation besitzen, melden Sie sich mit dem Admin Zugang an 4open an. Klicken Sie dann auf "Service" / "Emittent Kapitalanlagen".

emitent KA

Alle dort erfassten Emittenten und deren Produkte werden dann bei der Vertragserfassung einer Kapitalanlage angeboten.

Wenn Sie diesen Zugang nicht haben, schicken Sie Ihre Liste an die Versdirekt Hotline.

Finanzierungen

Hier entsteht ein Möglichkeit, Finanzierungen zu erfassen. Diese ist derzeit noch nicht aktiv.

Sonstigen Verträge

Der Kunde kann finanzdienstleistungsfremde Verträge erfassen (z. B. Leasing-, Strom-, Telekomverträge).

Vorsorge

Hier können Patientenverfügungen, Vorsorgeverfügungen etc. angelegt werden.

Berechtigungsstruktur

Das Programm verfügt über eine baumartige Berechtigungsstruktur. Diese Rollen stehen zur Verfügung:

Berechtigungsstruktur

Roll ID Bezeichnung Zugriff
1 Root Systemadminstrator
2 Administrator In dieser Stufe läßt sich die 4open Installation technisch administrieren. So können Texte für die DSGVO hinterlegt werden oder über ein CSS kann die Optik angepasst werden. Dieser Zugang kann Büroleiter anlegen. Auch Makler können angelegt werden, wenn diese nicht unter dem Büroleiter sichtbar werden sollen. Darüber hinaus sieht der Administrator alle Kunden, die sich selbständig einen Zugang zu dem System geholt haben und kann diese dann einem Makler zuteilen.
3 Büroleiter / Geschäftsführer Der Büroleiter kann Makler/Vermittler anlegen. Der Büroleiter sieht dann alle Kunden, egal wessen Makler diese zugeordnet sind, vorausgesetzt, der Makler wurde vom Büroleiter angelegt. In der Kundenübersichtsmaske wird eine zusätzlich Spalte eingeblendet. Mit „Mouseover“ wird angezeigt, welchem Makler dieser Kunde zugeordnet ist. Der Büroleiter kann alle Aktionen durchführen, um diese Kunden zu bearbeiten. Also: anlegen / editieren / löschen.
4 Makler Der Makler sieht seine Kunden und kann ansonsten wie der Büroleiter mit diesen arbeiten.
5 Vermittler Dieser wird vom Makler angelegt und kann (ab Stufe Makler) den Kunden und/oder einzelnen Verträgen zugeordnet werden.
6 Kunde Der Kunde sieht die für ihn hinterlegten Daten. Im Sinne der DSGVO werden alle Daten, die je von dem Kunden gespeichert wurden angezeigt bzw. archiviert. Der Kunden kann eigene Daten hinterlegen oder fehlende Daten ergänzen. Dies gilt nicht für Vertragsdaten, die der Makler angelegt hat.

Dokumentenverwaltung (DMS)

Das Programm verfügt über eine Dokumentenverwaltung. Für die Elemente

können Dokumente hochgeladen werden und mit sinnvollen Schlagworten bezeichnet werden.

Bezeichnen Sie ein Bild als "Portrait" wird dieses als Avatar angezeigt.

4open verfügt über eine Schnittstelle zur BiPro/Box von Mr. Money. Die Dokumente von ca. 90 Produktgebern können über dieses Programm abgeholt werden. Anhand der Versicherungsscheinnummer werden die Dokumente dann halbautomatisch zugeordnet.

Werkzeuge

GDV Import

Das Programm verfügt über einen GDV Importer. Da GDV keine echter Standard ist, wurden für alle relevanten Produktgeber eigene Filter geschrieben. Auch einige Gesellschaften ohne GDV können über CSV aktualisiert werden. Die folgende Informationen werden über einen Datensatz aktualisiert, falls notwendig:

Wichtig: Um Dubletten zu vermeiden, legt der Importer keine neuen Verträge an, wenn eine Versicherungsscheinnummer nicht gefunden wird. Dies gilt nicht für den Erstimport oder nach Absprache mit Versdirekt.

Reporting

Das Reporting Tool wird über den Admin - Zugang angesteuert. Klicken Sie hier für weitere Informationen

Suche

Sie Suche ist eine wichtige Funktion und kann den Alltag sehr erleichtern. Bei der Suche muss nicht in das entsprechende Feld geklickt werden, in dem ein Wert gesucht wird, sondern es reicht mindestens 4 Zeichen in das Suchfeld einzugeben.

Danach kann gesucht werden:

Es können auch Kombination (z. B. Name und Vorname) gesucht werden.

Admin Zugang

Den Adminzugang erhalten Sie immer dann, wenn Sie eine eigene Installation bestellt haben. Klicken Sie hier für Details zum Admin Menü

Aufgaben Management

Das Programm 4open erzeugt in den folgenden Situation "Aufgaben":

Diese Aufgaben werden mit einem CalDav Server synchronisiert. Verfügen Sie nicht über einen eigenen Caldav Server, können Sie von der Versdirekt GmbH ein Caldav Account auf deren Servern nutzen. In jedem Fall benötigen Sie die Zugangsdaten zu dem Konto. Diese bestehen aus der Serveradresse (DAV URL), dem Usernamen und einem Passwort.

Aufgaben können auch in den meisten Emailclients synchronisiert werden. Aufgaben werden in manchen Programmen oder Smartphones auch als "ToDos" bezeichnet.

4open bedient dazu einen CalDAV - Server wie er z. B. standartmäßig bei 1&1 (GMX / Web.de), ownCloud, nextCloud, SOGo, Google Kalender, etc implementiert ist.

Auf Anwenderseite können nahezu alle bekannten Clients mit den Aufgaben bestückt werden. Dazu zählen:

Die Vorteile dieser Lösung liegt darin, dass die Aufgabenverwaltung an einem zentralen Ort erfolgt. Dabei ist es unerheblich ob die Aufgabe manuell außerhalb von 4open eingefügt wurde, oder durch das 4open. Durch unterschiedliche Ordner können die Aufgaben leicht verwaltet werden. Es ist möglich, im 4open durch Aufruf der Export-Funktion, eine individuelle Aufgabe zu erstellen. Die aktuellste Version legt auch automatisiert Aufgaben an, wenn z. B. eine Dokument mit einem bestimmten Merkmal importiert wird.

Link

4open kopiert zusammen mit dem Hinweis, welche Aufgabe es ist (Kündigung durch Kunden / Versicherungsschein / Mahnung / etc.), auch gleich den Link auf den Vertrag, Kunden oder das Dokument in die Bemerkung der Aufgabe. Durch Klick auf den Link, gelangt man sofort zu dem entsprechenden Asset. Dies funktioniert natürlich nur, wenn man sich vorher an 4open angemeldet hat.

Automatisierte Aufgaben

nach Absprache mit Versdirekt können immer dann Aufgaben erzeugt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis durch die Importprogramme eintritt. Ein Beispiel: durch die Birpo-PDF-Box wird eine Kündigung importiert. Daraufhin erhält der betreuende Mitarbeiter eine Aufgabe mit einem Link auf das Dokument platziert.

Newsletter

4open verfügt über eine Schnittstelle zu Zapier und Integromat. Darüber lassen sich alle relevanten Newsletterversender mit Daten versorgen.

Um anspruchsvolle Emails, rechtlich konform zu erstellen, nutzen Sie einen der großen amerikanischen (z . B. Mailchimp) oder europäischen (getResponse, sendinblue, etc) Mailversender. Diese bringen alles mit, um eine professionelle Kundenansprache einzuhalten ohne Ihre Kunden zu nerven.

Provisionsabrechnung

Selbstverständlich können auch Provisionen abgerechnet werden.

Provisionsabrecnung

Hier klicken um zu der Beschreibung zu kommen.

Maklerinkasso

4open beherrscht im Zusammenspiel mit einem Inkassoprogramm das Maklerinkasso.

Stand: 01.07.2022 / Weitere ausführliche Informationen gibt es auch hier: https://www.versicherungen.org/wiki/4open_Handbuch